Нюансы учета затрат на проживание работника
Как возместить работнику затраты на проживание, если согласно приказу по предприятию четко установлена сумма расходов на проживание в размере 600 грн. Работник отчитывается о расходах в 660 грн. Как правильно ему возместить сумму превышения расходов и нужно ли ее облагать налогами и в каких декларациях отражать?

Возмещение перерасхода работником в командировке возможное с согласия руководителя предприятия. Согласие руководителя на компенсацию 660 грн можно зафиксировать подписью руководителя «погоджено» на авансовом отчете, который сотрудник составит по возвращении из командировки.

В таком случае, руководствуясь пп.170.9.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ), по завершении командировки работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет).

К авансовому отчету обязательно нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов.

Авансовый отчет командированный работник составляет самостоятельно. В нем он заполняет все графы, кроме следующих (п. 6 Порядка № 841):

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі ____ за касовим ордером ___», корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные денежные средства на командировку, которые заполняют должностные лица предприятия, предоставившего работнику средства;

«Звіт затверджено в сумі», которую подписывает руководитель предприятия.

То есть если согласно приведенным в вопросе данным руководитель соглашается возместить работнику 660 грн, то в этой графе следует зафиксировать 660 грн.

Если в командировке использовалась корпоративная платежная карта, к Отчету прилагают  также документы, подтверждающие получение денежной наличности с ее применением: чеки банкоматов, копии расходных ордеров, справки по установленным формам, слипы, квитанции торговых терминалов и пр. 

Обратите внимание: если в командировке работник на приобретение товаров (услуг) для хознужд предприятия израсходовал собственные денежные средства, то по ним он также должен отчитаться. На основании авансового отчета и подтверждающих документов работнику возмещают понесенные им расходы.

Однако если на хознужды аванс командированному работнику не выдавали, налоговики могут квалифицировать сумму возмещения как налогооблагаемый доход (см. письмо ГФСУ от 23.02.18 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).

Если суммы понесенных в командировке расходов документально не подтверждены или величина затрат превышает командировочные расходы, определенные согласно п. 170.9 НКУ (то есть 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за рубеж — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день), — их сочтут излишне израсходованными средствами, которые согласно пп.164.2.11 НКУ облагают налогом на доходы и военным сбором и, соответственно, показывают в ф. № 1ДФ с признаком дохода «118».

Если сумму превышения затрат руководитель согласовал и работник своевременно предоставил авансовый отчет, а также подкрепил его первичными документами, то перерасхода не будет и обложенного налогом на доходы и военным сбором дохода тоже. Стало быть, в ф. № 1ДФ эта сумма не отразится. 

Командировочные расходы (суточные в полном объеме, стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения) ЕСВ не облагают, потому что они не относятся к фонду оплаты труда, следовательно, не являются базой для начисления ЕСВ.

В категории 301.03 ОИР налоговики отметили, что суммы средств, израсходованные работником на командировку свыше установленных законодательством норм и не возвращенные в определенные сроки, не включают в базу начисления ЕСВ.

Ответ редакции подписчику газеты «Все о бухгалтерском учете».В ответе учтены нормы законодательства по состоянию на дату публикации.

Чтобы оставить комментарий, необходимо зарегистрироваться

Комментарии

  • Комментарии не найдены

О газете

Год основания 1993
периодичность выхода 120 номеров на год

Подписаться на газету

Купить