Нюанси обліку витрат на проживання працівника
Як відшкодувати працівнику витрати на проживання, якщо згідно з наказом по підприємству чітко встановлена сума витрат на проживання в розмірі 600 грн. Працівник звітує про витрати 660 грн. Як правильно йому відшкодувати суму перевищення витрат та чи потрібно її оподатковувати і у яких деклараціях відображати?

Відшкодування перевитрат працівника у відрядженні можливе за згоди керівника підприємства. Згоду керівника на компенсацію 660 грн можна зафіксувати підписом керівника «погоджено» на авансовому звіті, який працівник складе після повернення з відрядження.

У такому разі, керуючись пп.170.9.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), після завершення відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. Для цього він заповнює і подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт).

До авансового звіту обов’язково належить додати оригінали документів, що підтверджують суми понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Авансовий звіт відряджений працівник складає самостійно. У ньому він заповнює всі графи, крім таких (п. 6 Порядку № 841):

— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі ____ за касовим ордером ___», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти на відрядження, які заповнюють посадові особи підприємства, що надало працівнику кошти;

«Звіт затверджено в сумі», яку підписує керівник підприємства.

Тобто якщо згідно з наведеними у запитанні даними керівник погоджується відшкодувати працівнику 660 грн, то в цій графі слід зафіксувати 660 грн.

Якщо у відрядженні використовувалася корпоративна платіжна картка, до Звіту додають також документи, що підтверджують отримання готівки із її застосуванням: чеки банкоматів, копії видаткових ордерів, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торгових терміналів тощо. 

Зверніть увагу: якщо у відрядженні працівник на придбання товарів (послуг) для госппотреб підприємства витратив власні кошти, то щодо них він також має відзвітувати. На підставі авансового звіту та підтвердних документів працівнику відшкодують понесені ним витрати.

Проте якщо на госппотреби авансу відрядженому працівникові не видавали, податківці можуть кваліфікувати суму відшкодування як оподатковуваний дохід (див. лист ДФСУ від 23.02.18 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК).

Якщо суми понесених у відрядженні витрат документально не підтверджено або величина витрат перевищує витрати на відрядження, визначені відповідно до п. 170.9 ПКУ (тобто 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день), — їх уважатимуть надміру витраченими коштами, які згідно з пп.164.2.11 ПКУ обкладають податком на доходи та військовим збором і, відповідно, показують у ф. № 1ДФ з ознакою доходу «118».

Якщо суму перевищення витрат керівник узгодив і працівник вчасно надав авансовий звіт та підкріпив його первинними документами, то перевитрат не буде і обкладеного податком на доходи та військовим збором доходу теж. Відповідно, у ф. № 1 ДФ ця сума не відобразиться. 

Витрати на відрядження (добові у повному обсязі, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення) ЄСВ не обкладають, бо вони не належать до фонду оплати праці, відповідно, не є базою для нарахування ЄСВ.

У категорії 301.03 ЗІР податківці зазначили, що суми коштів, витрачені працівником на відрядження понад установлені законодавством норми та не повернуті у встановлені строки, не включають до бази нарахування ЄСВ.

Відповідь редакції передплатнику газети «Все про бухгалтерський облік».У відповіді враховано норми законодавства станом на дату публікації.

Увійдіть, щоб додати коментар

Коментарі

  • Коментарі не знайдені
response events!

Про газету

Рік заснування 1993
Перiодичнiсть виходу 120 номерiв на рiк

Передплатити газету

Придбати